El control de asistencia es un programa cuya función es registrar las horas de trabajo del empleado. Debido a las diferentes necesidades de cada empleado, como pueden ser sus turnos, horarios o jornadas con horas extras, contar con un programa de control de asistencia es clave para asegurar que todas sus horas queden registradas.
¿Qué es un control de asistencia laboral?
Un control de asistencia es un sistema que permite registrar y monitorizar de forma sencilla la presencia, puntualidad y tiempo de trabajo de los empleados en una empresa. Las formas de realizar este control pueden ser varios. Existen sistemas manuales, como las hojas de registro (que ya no deben realizarse así), sistemas biométricos como huellas dactilares (no permitido actualmente), tarjetas electrónicas o Apps.
Es necesario un control de la asistencia laboral para cumplir con el Real Decreto-ley 8/2019. Este introduce varias medidas laborales importantes, una de las cuales es la regulación del control de la jornada laboral. Con ello se busca el cumplimiento de los límites legales sobre la duración de la jornada laboral.
En concreto, el artículo 10 del decreto establece la obligación para las empresas de llevar un registro diario de la jornada laboral de cada trabajador. Este registro es clave para evitar abusos como la realización de horas extraordinarias no remuneradas, un fenómeno bastante extendido en algunos sectores.
Además, el registro de la jornada tiene como objetivo:
1. Cumplir con los límites legales de jornada: La normativa prevé una jornada máxima de trabajo que las empresas no pueden superar.
2. Seguridad jurídica: Al establecer un sistema de registro obligatorio, se protege tanto a los trabajadores como a las empresas. Esto garantiza que se cumplan las horas estipuladas en los contratos.
3. Facilitar la fiscalización: Este registro permite que la Inspección de Trabajo pueda detectar y sancionar fácilmente las irregularidades relacionadas con las jornadas laborales abusivas.
¿Cómo funcionan los controles de asistencia?
Conocer los tiempos de trabajo y descansos de los trabajadores es esencial para fomentar la buena ética de trabajo como para reducir el absentismo laboral. Al tener registrado sus horas de trabajo es más sencillo para empresa y empleado ponerse de acuerdo en los horarios. Por un lado, la empresa obtiene visibilidad de las horas de trabajo que realizas y, por otro lado, el empleado se asegura de que la empresa le pague las horas que él ha computado.
Esto fortalece la confianza entre empresa y empleado, además facilitar la adaptación a posibles cambios en los horarios, turnos o rotaciones.
Anteriormente, en muchas empresas, este fichaje se realizaba de forma manual a través de una hoja de cálculo física o digital. A pesar de que podría servir como sistema, esta forma es susceptible de manipular, provocando la desconfianza de la administración empleado o empresa. Aplicaciones como la App de control de fichaje de Moovity ayuda a mitigar estos problemas.
¿Qué tipos de controles de asistencia existen?
1. Relojes de fichaje electrónicos
- Relojes de tarjeta magnética o proximidad: Utilizan tarjetas con banda magnética o RFID. Los empleados pasan la tarjeta por un lector para registrar su entrada y salida.
- Relojes de código PIN: El empleado ingresa un código personal en un terminal electrónico para registrar su asistencia.
Ventajas: Fácil de usar y más difícil de manipular que los sistemas manuales.
Desventajas: Los empleados pueden perder o intercambiar las tarjetas, y el sistema no garantiza la presencia física real.
2. Controles biométricos
Huella dactilar: El empleado coloca su dedo en un lector que captura su huella para fichar. (Actualmente ilegal en España, debido a la protección de datos del empleado)
- Reconocimiento facial: Una cámara escanea el rostro del empleado para identificarlo y registrar su asistencia. (Ilegal en España)
- Reconocimiento de iris o retina: Menos común, pero utilizado en entornos de alta seguridad. (Ilegal en España)
Ventajas: Muy seguro, difícil de falsificar, garantiza la presencia física del empleado.
Desventajas: El costo inicial puede ser alto, y la biometría puede no funcionar en algunos casos. Además, vulnera la protección de datos del empleado. (daños en las huellas, baja iluminación para reconocimiento facial).
3. Aplicaciones móviles (Fichaje remoto)
- Apps con geolocalización (GPS): Utilizan la ubicación del dispositivo móvil del empleado para verificar que esté fichando desde el lugar correcto.
- Aplicaciones en la nube: Los empleados fichan desde su teléfono, tableta o computadora, y los datos se almacenan en la nube para ser accesibles en tiempo real desde cualquier lugar.
Ventajas: Ideal para trabajadores remotos, móviles o itinerantes, con accesibilidad desde cualquier dispositivo conectado.
Desventajas: Depende de una conexión a internet.
4. Tarjetas inteligentes o credenciales digitales
- Tarjetas RFID (Radio Frequency Identification): Permiten a los empleados fichar con solo acercar la tarjeta a un lector. Las tarjetas pueden estar integradas con otros sistemas, como el control de acceso.
- Tarjetas NFC: Utilizan tecnología Near Field Communication, similar a RFID, pero con un rango más corto. Pueden usarse en dispositivos móviles.
Ventajas: Práctico y rápido, puede usarse para controlar tanto la asistencia como el acceso a áreas restringidas.
Desventajas: Las tarjetas pueden perderse o ser compartidas, lo que puede dar lugar a fraudes.
¿Por qué debería mi empresa instalar un control de asistencia?
Existen varias razones por las que una empresa debería de instalar un sistema fichaje laboral. Por ejemplo, para mejorar su eficiencia operativa, cumpliendo legal o la satisfacción de sus empleados. Sin embargo, a continuación, vamos a nombrarte los más importantes para que los tengas en cuenta.
1. Cumplir con el Real Decreto-Ley 8/2019
Si tu empresa está situada en el ámbito geográfico español, la ley obliga a que las empresas lleven un sistema de control laboral diaria. Esta ley estipula que los empleados deben reflejar su hora de entrada y salida del trabajo. De esta forma se le permite un mejor seguimiento por parte de las autoridades la óbrales a verificar que se cumplen los límites de jornada.
2. Prevención de abusos laborales
Sistemas como estos permiten que tanto los empleados como la empresa se encuentren protegidos de sufrir abusos. Esto quiere decir falsificar fichajes, no pagar las horas extras a los empleados o exceder o reducir las jornadas a gusto sin previo aviso. Un sistema bien implementado como la App de Moovity asegura que estos abusos no ocurran.
3. Mejorar la productividad y gestión del tiempo
Contar un panel de registro preciso de la jornada laboral ayuda a las empresas a detectar anomalías relacionadas con la impuntualidad, descansos o ausentismos. De esta manera se pueden corregir estos errores del empleado o mejorar la gestión de sus turnos si fuera necesario.
Además, sistemas avanzados cuentan con herramientas de análisis que proporcionan informes detallados para optimizar la asignación de recursos humanos, mejorando su productividad.
4. Facilitar la flexibilidad y mejorar la asignación a turnos
Uno de los factores de más importancia para los empleados es la flexibilidad dentro de la empresa. En este sentido un empleado feliz, conlleva resultados mejores. Haciendo uso del control de asistencia laboral mejoras el seguimiento de las jornadas flexibles o personalizadas. De esa manera aseguras que los empleados cumplan con sus obligaciones mientras disfrutan de una mayor flexibilidad.
Por otro lado, empresas que cuenten con turnos rotativos o cuenten con grandes equipos, puede ayudar a mejorar la organización de los horarios. Así, es posible evitar los solapamientos de los turnos o falta de personal en otros.
5. Mejora de toma de decisiones empresariales
Teniendo acceso a informe sobre la asistencia y tiempos de trabajo, esto puede suponer un espacio para la empresa de encontrar oportunidades de formación y mejorar la asignación de recursos. Un ejemplo de ello, podría ser identificar formación, mejorar la asignación de vacaciones o ajustar la política de horas extra.
¿Cómo es el control de asistencia laboral de Moovity?
Como especialistas en el desarrollo de soluciones software a medida, ofrecemos un programa de control de asistencia totalmente personalizable para empresas.
Con nuestra aplicación, podrás:
- Gestionar perfiles de todos tus empleados.
- Consultar las horas y minutos trabajados, así como la hora de entrada y salida de cada jornada.
- Ver las fechas exactas de las jornadas laborales.
- Configurar si los empleados aceptan o no la geolocalización.
- Monitorear el estado de sus horarios asignados.
Con nuestra app de control de asistencia, podrás visualizar los días en los que cada empleado ha trabajado, y comprobar la distancia desde la cual ficharon en relación con la ubicación de la empresa.
Además, tendrás la opción de ajustar, asignar y modificar los horarios de los empleados, así como revisar las horas acumuladas mensualmente por cada trabajador.
Todos estos datos son totalmente exportables, lo cual te proporciona al instante la información que necesitas de cada empleado y ver si cumple con las condiciones pactadas de su jornada laboral. Además cabe la posibilidad de ajustar la aplicación en función de las necesidades especiales de las empresas.
Ya te hemos mostrado todas las posibilidades y motivos por los que hay que tener un sistema de control de asistencia. Como sabrás, es muy importante que las empresas cumplan con las normas y regulaciones establecidas por la ley. Si no, cumples con las indicaciones que hemos mencionado podrías caer bajo sanciones económicas. Estas van desde los 600€ hasta los 180.000€ dependiendo de la infracción cometida.
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